Bij het organiseren van een evenement komt heel wat meer kijken dan je denkt.
Met de informatie die je op deze pagina terugvindt, kan je zelf op een eenvoudige manier een event organiseren aan de VUB.
Dit webplatform werd ontwikkeld vanuit een samenwerkingsverband tussen de VUB diensten Marcom, AV-services en Facility services - campusbeheer.

Deze pagina wordt regelmatig aangevuld en up to date gehouden.

Hou bij de organisatie van een evenement rekening met onderstaande informatie:

Locatie

Elk evenement start met het vinden van de geschikte locatie.
Hieronder vind je het lokaalbeheer en reservatieformulier terug.

Wil je een lokaal reserveren, maar ben je nog niet zeker wanneer het event zal doorgaan?
Neem contact op met de collega's van Leslokalenbeheer via infradesk@vub.ac.be
Als je de datum van het event wel kent, vul je het reservatieformulier in om het gekozen lokaal vast te leggen.

Uw aanvraag impliceert geenszins de automatische toekenning van de gewenste lokalen: aanvragen worden in chronologische volgorde behandeld. Het feit dat u een lokaal beschikbaar ziet op onze intranetpagina's biedt geen garantie voor het inwilligen van uw vraag. Iemand kan voor u hetzelfde lokaal gevraagd hebben, of momenteel niet gereserveerde leslokalen worden voorbehouden voor onderwijsdoeleinden die pas later geboekt worden

Voor evenementen die niet doorgaan op de campus kan je beroep doen op de lijst met externe eventlocaties.

Catering

Op de VUB beschikken wij over een eigen restaurant en bijhorende cateringdienst.
Het restaurant kan voor drankjes en hapjes zorgen, maar staat niet in voor de bediening van de gasten.
Zij leveren alle gewenste catering op de campus .

Je kan de cateringdienst restaurant hier terugvinden.

Wil je graag samenwerken met externe cateraars, of wens je toch dat je gasten bediend worden? Hier vind je een lijst met mogelijke cateraars terug.

Audiovisuele Ondersteuning

Bij AV-services kan je terecht voor de audiovisuele ondersteuning (micro's,beeld,geluid,etc) van je event.. Alle aanvragen hiervoor stuur je via mail naar infradesk@vub.ac.be. Je kan ook via de site tewerkgaan: http://infradesk.vub.ac.be
Opgelet: alle aanvragen moeten minstens 14 dagen voor aanvang van het evenement gebeuren.
Voor het maken van filmpjes, neem je best ruim op voorhand contact op.

Bekijk ook de infofiche met hierop het aanbod van AV-Services.

Logistiek

Infradesk biedt ondersteuning inzake:

Infrastructuur: materiaal zoals stoelen, tafels, posterpanelen, beachvlaggen, roll-ups, signalisatie, etc.
Logistieke service: reinigingen, verhuizingen, sleuteldienst;
Technische problemen: electriciteit- en wateraansluitingen, problemen met audiovisueel materiaal.

Wil je meer informatie? Klik hier.

Promotie materiaal

Heb je promotie-materiaal nodig (balpennen, zakjes, persmapjes,...)? Die kan je aanvragen via Raptools.

Heb je geen ervaring met Raptools? De collega's van de faculteitssecretariaten zullen je hierbij zeker willen helpen!

Personeel

Wil je jobstudenten aanwerven om jou te helpen? Contacteer de jobdienst!

Hotels

Indien bij het organiseren van een evenement overnachtingen geboekt moeten worden raden we volgende lijst van hotels aan.
Met deze hotels hebben we in het verleden samengewerkt.

Verzekeringen

Ben je goed verzekerd? Meer info over de nodige verzekeringen vind je bij de dienst Verzekeringen.

Projectmanagement

Een evenement of project moet op een gestructureerde manier georganiseerd worden.
Wij reiken daarom enkele tools aan.

Het draaiboek: helpt je om de organisatie gestructureerd en zo volledig mogelijk te laten verlopen.

De retroplanning: helpt je om alles op tijd te voltooien, zowel op het vlak van communicatie als op het vlak van organisatie.

Budgetbeheer

Het budget opstellen en je hieraan houden, is een van de moeilijkste zaken waar je bij de organisatie van een event rekening mee moet houden.
Om je te helpen, vind je hier een budgetplanning. Deze template is handig om de kosten van je evenement overzichtelijk bij te houden.

Mobiliteit

Hieronder vind je de plannetjes en de routebeschrijving van en naar de campus:

- Situering van de campus in de Brusselse agglomeratie
- Omgevingsplan van de campus
- Campusplan (2D)
- Campusplan (3D)

Voor meer informatie, bekijk de mobiliteitspagina van de vub.

Vergunningen en administratie

Vergeet niet dat je ook SABAM en/of billijke vergoeding moeten betalen, als je muziek laat spelen.
Meer informatie kan je hierover vinden op website van SABAM en de billijke vergoeding.

Veiligheid

Hier vind je meer informatie over de veiligheid tijdens evenement op de campus.
Een lijst met noodnummers, vind je in dit document.

Voorbereidingen

  1. Wees op de hoogte van alle praktische details van het evenement voor je aan de communicatie begint.
  2. Bereid teksten voor die je wil gebruiken op de website, mail, uitnodiging, ..
  3. Bepaal je 'campagnebeeld' of de foto die je wilt gebruiken in alle communicatie-acties.
    Een foto kan je vinden op de VUB flickr. Vind je op het flickr account geen goede foto, stuur dan een mail naar Marcom huisstijl om toelating te krijgen tot de VUB fotodatabank of het Shutterstock account.
  4. Maak een eventpagina met inschrijvingsformulier aan op vub.ac.be, al dan niet met betalingsmodule.
    - Neem contact op met Webmaster als je een goede campagnefoto hebt gevonden (minimum 1600x700 pixels).
    - Voor het inschrijvingsformulier en de betalingsmodule krijg je ondersteuning van de webmaster.
    Gebruik zo weinig mogelijk inschrijvingsvelden. Contacteer de webmaster via webmaster@vub.ac.be.
  5. Het event verschijnt automatisch op de kalender van VUB today.
    Vergeet de tekst voor de automatische bevestigingsmail niet aan te vullen.
  6. Hou de titel van je pagina zo kort mogelijk. Dit wordt immers ook de URL van je pagina zal worden. bv vub.ac.be/events/2017/[titelvanjeevent].

Drukwerk

Als je drukwerk (brochures, uitnodigingen,...)wenst, neem je contact op met Marcom.
Marcom is een tussenpersoon tussen jou en de lay-outer en zorgt ervoor dat je drukwerk in de VUB huisstijl wordt opgemaakt. Marcom voorziet maximaal 2 correctierondes.
De productie (het drukken of printen) an sich wordt betaald door de aanvrager. 

E-uitnodigingen

1. Ken je de e-mailadressen van je doelgroep? Dan kan je een e-uitnodiging versturen.

  • Zorg dat je de toelating hebt om de e-mailadressen te gebruiken. Schendt de privacy van de ontvangers niet!
  • Wil je meer dan 500 contacten aanschrijven, stel dan de tekst van de e-uitnodiging op en stuur deze samen met onderstaande informatie naar marcom.
    Doe dit minimum één week voor de gewenste verzenddatum:
    - Het campagnebeeld
    - De link naar de webpagina met inschrijvingsformulier 
    - Het onderwerp van de mail
    - Naam van de afzender
    - Mailadres van de afzender
    - Reply to adress
    - Gewenste datum van verzending
    - Gewenste datum van herinneringsmail
    - De lijst met de contactadressen in het format voornaam/naam/e-mailadres. Dit in Excel.

2. Contacteer jouw rechtstreekse collega's en vraag aan hen om de webpagina van het event te delen op sociale media. Je kan dit evt. ook aan de sprekers op het evenement vragen.

Voor Faculteiten: Personeel & studenten uit de faculteit mobiliseren

De belangrijkste doelgroep voor jouw evenement is meestal het personeel en de studenten uit je eigen faculteit.
Vergeet hen niet uit te nodigen en spoor hen aan om zich zeker in te schrijven:

  1. Contacteer het secretariaat van je faculteit en vraag hen om een mail rond te sturen - uit naam van de decaan - naar alle personeelsleden en studenten.
  2. Geef je les? Vermeld het event tijdens je college en enthousiasmeer je studenten.
  3. Geef je geen les? Vraag aan enkele proffen of je voor de aanvang van het college de studenten mag toespreken en hen enthousiasmeren voor het event.
  4. Vraag aan de communicatieverantwoordlijke van jouw faculteit om het event te publiceren op het scherm aan de ingang van jouw faculteitsgebouw. Op dit scherm hoeft niet veel te staan.
    Gebruik de campagnefoto, vermeld de naam, datum en locatie van het event, voeg een call to action toe en vergeet de URL niet toe te voegen.
  5. Hang posters op in je faculteit.
  6. Kortom: maak afspraken binnen je faculteit/dienst. Hoe pakken jullie deze interne communcatie aan?
  7. Wil je ook studenten/personeel uit andere faculteiten bereiken? Neem contact op met communcatieverantwoordelijke van deze faculteit om de mogelijkheden te bespreken.

Een zeer breed intern publiek bereiken

1. Als je denkt dat er een zeer breed publiek geïnteresseerd is in jouw event (bijvoorbeeld alle personeel en/of alle studenten), dan zijn er nog opties.

Stuur een mail naar Marcom op  ikhebnieuws@vub.ac.be met het programma van jouw event om de volgende opties te bespreken:

  • Publicatie van jouw event op alle schermen op de campus
  • Opname van jouw event in de nieuwsbrief aan personeel en/of studenten
  • In uitzonderlijke gevallen kan het event gepubliceerd worden op de sociale media van de VUB

Marcom zal op basis van het programma van het event afwegen of alle studenten en/of personeel zich inderdaad aangesproken voelen door jouw event en beslissen of de bovenvermelde extra’s opportuun zijn om effectief meer mensen te mobiliseren.

2. MAATSCHAPPELIJKE MEERWAARDE EN/OF NIEUWSWAARDE
Heeft jouw event een grote maatschappelijke meerwaarde en/of nieuwsaarde, dan kan je de persverantwoordelijke contacteren om de opties voor een persactie te bespreken op pers@vub.ac.be

Wat na het event?

  1. Was er tijdens het evenement een fotograaf aanwezig? Maak afspraken om de foto's meteen na het event aan te leveren zodat Marcom deze op het Flickraccount van de VUB kan publiceren.
    Verwittig Marcom voor het evenement dat er na het event foto's aangeleverd zullen worden. Maak een selectie uit de foto's en stuur ze per Wetransfer naar ikhebnieuws@vub.ac.be. Vermeld ook de naam van het event, de datum van en een korte intro over het evenement. Marcom bezorgt je vervolgens de URL van het Flickralbum.
  2. Na het event kan je de deelnemers een bedankingsmail te sturen met de link naar het Flickralbum, zodat ze foto’s kunnen bekijken.   
  3. Voorbeeld van een bedankingsmail opstellen?

Contactpersonen

Communicatie : ikhebnieuws@vub.ac.be

Persrelaties : pers@vub.ac.be

Facility services - leslokalenbeheer : infradesk@vub.ac.be

AVServices : infradesk@vub.ac.be

Bewaking : bewaking@vub.ac.be